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Executive Assistant = Assistent der Geschäftsleitung

Ein Executive Assistant, auch Management- oder Direktionsassistent genannt, unterstützt die Geschäftsleitung bei Routinearbeiten, Entscheidungen, Planungen und auch bei der Mitarbeiterführung.

Executive Assistants analysieren Angebote und Verträge und erstellen Statistiken. Sie bereiten Verhandlungen und Unterlagen für wichtige Besprechungen vor.

Mit ihren Fremdsprachenkenntnissen sind Executive Assistants auch für Übersetzungen und Verhandlungen mit ausländischen Geschäftspartnern zuständig. Executive Assistants sind in allen Wirtschaftszweigen vor allem in größeren Unternehmen beschäftigt.

Ihre Aufgaben sind zum Beispiel:

  • Leitung des Geschäftsleitungssekretariats
  • Organisation von Meetings und Dienstreisen
  • interne und externe Korrespondenz, auch in Fremdsprachen
  • Vorbereitung des Austausches mit Fachabteilungen
  • Unterstützung beim Kostenmanagement
  • Terminplanung und -vorbereitung
  • Erstellung von Präsentationen
  • Organisatorische und administrative Aufgaben
  • Berichterstellung und anfallende Übersetzungen

Executive Assistants verfügen idealerweise über folgende Voraussetzungen und Fähigkeiten:

  • abgeschlossene Berufsausbildung (Direktionsassistent, Bürokaufmann, Fremdsprachensekretär)
  • mehrjährige Berufserfahrung
  • ausgezeichnetes Englisch in Wort und Schrift, möglichst weitere Fremdsprachen
  • sehr gute MS-Office-Kenntnisse
  • genaues und zuverlässiges Arbeiten
  • ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
  • hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
  • kundenorientiertes Denken und Handeln
  • selbstständige Arbeitsweise und Flexibilität
  • Organisationstalent
  • gute Kommunikationsfähigkeiten
  • lösungsorientiertes Handeln
  • sicheres und gewinnendes Auftreten
  • Diskretion und Verschwiegenheit

 

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