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Front Office Manager = Empfangsbereich Management

Als Front Office wird der Empfangsbereich eines Unternehmens bezeichnet. Beispielhaft hierfür sind Arztpraxen oder Hotels. Früher war unter der Bezeichnung des Front Office Managers auch die Empfangsdame oder Empfangssekretärin bekannt.

Das Front Office ist für den ersten Eindruck einen Unternehmens verantwortlich. Alle Kundenkontakte laufen zuerst über diesen Bereich. Der Manager des Front Office ist unter anderem für die Entgegennahme von Telefonaten und die Begrüßung von Kunden zuständig.

Mitarbeiter im Front Office müssen vor allem freundlich sein und eine symphatische Ausstrahlung haben. Kunden- und Serviceorientierung ist hier das A & O.

Zu ihren wesentlichen Aufgaben gehören:

  • Entgegennahme von Telefonaten und Weitervermittlung an den richtigen Ansprechpartner
  • Annahme von Reservierungen und Terminen
  • Begrüßung von Kunden
  • Entgegennahme und Weiterverarbeitung von Geschäftspost
  • Erster Ansprechpartner in allen Kundenbelangen
  • Erstellen von Dienst- und Urlaubsplänen

Front Office Manager verfügen idealerweise über folgende Voraussetzungen:

  • abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich
  • Fremdsprachenkenntnisse, mindestens in Englisch
  • sehr gute kommunikative Fähigkeiten
  • freundliches und gepflegtes Auftreten
  • hohe Kundenorientierung
  • Belastbarkeit
  • Flexibilität
  • Kreativität und Problemlösungskompetenz

 

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